Придя в чувства

Конференция закончилась две недели назад, уже даже Ушакова дома и частота отзывов участников уменьшается. Я прихожу в эмоциональное равновесие и могу связывать более логически свои мысли. 

Конференция это круто! А то какая она была у нас - это по настоящему рывок в умах ротаракт клубов. Вот пожалуй так не замысловато я сделала вывод проекта. :) 

Рывок в создании стиля и подачи клубов. 

А о том, как это было ниже. 

Во время подготовки я писала о наших размышлениях и выводах в этом специально созванном блоге и буквально за месяц писать стало некогда, поэтому я немного злюсь, что упустила те переживания и не зафиксировала их. Так что какой-то кусок событий вывалился. 

Могу передать так: 

живем, работаем, делаем задачи по конфе, работаем дальше, ну там у каждого своя жизнь, что-то происходит, каждую неделю встречаемся и ставим задачи, не напрягаемся. ...БАХ! Конференция через месяц! Через ДВЕ недели!!! Уже! Держим фокус! Ляляля... Тунс-тунс! Трихаааааа %) Подводим итоги, спасибо, за то, как это было! :*  

Первое мое подобное мероприятие было во Владивостоке в 2009году и оно тогда просто перевернуло мою жизнь (в личном плане в том числе). После этой поездки я была президентом своего клуба и испытывала огромное воодушевление. Тогда родилась моя большая жажда Конференции в Новосибирске. 

В 2010 мы стали тренироваться организовывая PETS и вот ударный 2012 - осуществления мечты :) Мы сделали это, во мне растекается удовлетворение. Да, любимый клуб, мы молодцы и я вам так благодарна за собранность, за профессионализм, которого у нас предостаточно, чтобы делать проект вообще любой сложности. 

Что такое Конференция Ротаракта 2012 в реальности: 

- четкий план: стратегический, тактический, финансовый

- реально два месяца подготовки (мы начали за полгода и немного скучали вначале)

- стоимость 230 000 рублей

- 90 км от города в глубинке русской жизни

- 54 участника (Омск, Красноярск, Томск, Кемерово, Барнаул, Кемерово, Чита, Иркутск, 2 Новосибирска) 

- порядка 20 выступлений спикеров и приезжих гостей, в том числе Губернатора округа 2225 

- нестандартное знакомство с Новосибирском

- танцы до утра

- новые окруженные решения: протокол на рассылке и вот здесь

- гармония, драйв и радость жизни

- выстроенная работа во время

- команда клуба-организатора 

- наполненость событиями и знаниями 

Спасибо моему клубу и всем, кто был на Конференции! А тем, кто не был - все впереди, вас ждем крутая Конференция в Омске :) 

До встречи! 

Отходняк...

Мне кажется что название поста вполне подходящее...
Я скучаю и испытываю потребность встречать с оргами, разговаривать с клубом, быть в атмосфере конференции.
Большое количество приятных отзывов подливают масло в мой огонь. 
И при этом немного мешают коструктивно оценить мне, как руководителю проекта, результаты. Я пока на волне кайфа... :) 

Конкурс на лучшее фото

Я считаю, что это был правильный шаг - организовать конкурс на лучшее смешное окружное фото.
Как это было:

"Черт, по опыту прошлый лет, регистрация идет вяло, мало кто регистрируется сразу... Орги мероприятий парят мозг, что никого нет, и вообще будет три калеки на форуме... Лезут в долги, нет вовремя взносов... КАК этого избежать!? "

Активная пиар-кампания мероприятия. Нужно создать повод для разговоров. Заякорить в головах, что ЧТО-ТО ВАЖНОЕ планируется. Поэтому мы на очередной встрече оргов придумали простейший конкурс окружных фото.

И процесс пошел, было выложено 22 фотографии. Из них сегодня оргами мы отобрали 5 the bestнутых. И уже часа три идет открытое голосование. Я в шоке, если честно, но уже оставлено в сумме 244 голоса. Причем я уверена, что пока я пост допишу там будем на десяток больше... :)
Я испытываю такое чувство, что я на футбольном матче) Напряженная борьба)
Клубу - победителю такой приз: взнос 3500р. всем членам клуба. А простым смертным минимум 4000р.

Кстати, интересный факт, что в принципе в нашем округе (российской части) нет и 180 членов РТК! То есть, отсюда можно сделать вывод, что голосуют друзья, и другие люди, которые может про нас ничего и не знают) Таких мало, конечно, но можно прогнозировать пиар Ротаракта в целом. :)

Ну и снова еженедельная встреча оргов:
- вопросы по программе,
- первые итоги конкурса фото,
- число зарегистрированных пока 24,
- сувенирная продукция (будет большой выбор сувенирки именно с лого Конференции, начиная от футболок, заканчивая стрингами).

Ну вот: 256 голосов :) 

Регистрация открыта!

Письмо организатора на рассылку в полночь по Сибири:

Доброе время суток Приморье, Байкал, Енисей, Обь, Иртыш и другие реки! Друзья, 23го апреля стартанула регистрация на Первую Конференцию Ротаракт клубов округа 2225! Приглашаем вас всех заполнить регистрационную форму прямо сейчас. Данная Конференция станет началом истории нового округа, поможет по-новому увидеть нашу организацию, наполнится знаниями, обсудить актуальные вопросы, прекрасно провести время с единомышленниками и познакомиться с удивительными сибирскими просторами :) Итак, дата проведения: 23-28 июля 2012 года место проведения: 80 км от Новосибирска, сосновый бор, на берегу реки Обь, база отдыха "Дубровино" пакет конференции:  трансфер;  проживание 6 дней;  трехразовое питание;  кофе-брейки;  баня с березовыми вениками и бассейн;  бильярд, настольный теннис и другие игры; раздаточные материалы; тренинги и мастер-классы;  развлекательная программа.   стоимость участия:  Период взноса с 23 апреля по 15 июня - 4000 руб.,  Период взноса с 16 июня по 15 июля - 5000 руб., Период взноса с 16 июля по 23 июля - 6000 руб.  С более подробной информацией вы можете ознакомиться здесь. Задавайте вопросы, мы рады ответить! Следите за новостями и будем вместе :) С уважением,  Иванова Надежда, сегодня просто хороший человек ;)

Егор Зубакин творит нашу группу в ВК. Мне кажется, что он волшебник...
Вы, случайно, не знаете, так ли это?

За первый час у нас уже 4 регистрации :)
А еще что было приятно сегодня утром: заглядываю в группу, а там уже вопросы от девчонок из Иркутска, типа мы ждем начало регистрации, сегодня уже 23е :)

Все для вас, милые мои :)

Для нашего проекта, регистрация - это новый этап. Мы проделали определенную работу, многим, конечно, невидимую, но результат ее будет понятен по количеству и динамики регистрации. 

Регистрация открывается 23 апреля!

Сидели сегодня в "Кофе Три" на Вокзальной магистрали, вкусно кушали и обсуждали. 

23 апреля открываем регистрацию, вся информация готова, оформляем и "БУМ!" Вас ждет много всего интересного. 

Мы поняли, что: 

1. к открытию регистрации нужно привлечь внимание и получить как можно быстрее картину по участникам, поэтому продумали тактический ход с конкурсом фотографий (пока всех карт не открываю); 

2. деньги на проведение должны быть у нас уже в конце июня, поэтому мы разработали градацию цен и некоторые спец. ходы по стимулированию оплаты участия. 

Встреча прошла как надо!
Мы уже в течение месяца встречаемся каждую неделю, контролируем процесс и планируем.
Это увлекательно.

Встречи, кстати, могут быть быстрыми, прям минут 40 после работы вечером пересечься в городе, обсудить, подбодрить друг друга и разойтись. Но так же нужны и продолжительные встречи оргов, с мозговым штурмом, анализом и совещательством. :) 

Контроль ОПР

За нами пристально наблюдает Окружной представитель Ротаракта 2011-2012.
Ходят слухи, что он специально приехал в город Новосибирск, чтобы проследить за качеством подготовки к Конференции. Вот это подход! ;)

Ему у нас нравится: смотрите видеообращение.

Официально приглашаем!

Создатель сего чуда: Антон Саламахин

Конференция состоится 23-28 июля 2012года. 

бюджет

Бюджет должен стать самым изучаемым документом конференции. 

Сегодня на время ланча встречались такой компанией: помощник ОПРа Ротаракта, Скотников Илья, ответственный за участников в Конференции, Зубакин Егор, окружной секретарь Ротари, Михаил Куницын, окружной тренер Ротари, Молодин Александр и я, руководитель проекта.   

Какие люди меня окружают! ;) Всем желаю быть в такой компании ;) 

Смотрели бюджет, советовались, прогнозировали. 

Для меня встреча была продуктивна. 

Ко мне вернулись четкие принципы по организации проекта. Когда работала в местном ивент-агентстве лихо применяла принципы четкости и твердости. Сейчас мне этого не хватало... 

Но после этой встречи у меня появилась еще более ясная картина подготовительного этапа Конфернции.  

Уже час дорабатываю бюджет. Начинаю быть им довольна. 

Бюджет - это основная картина проекта, ни в коем случае не пренебрегать им! 

Всем хорошего дня! 

Кстати, за три дня, что наш проморолик Конференции ходит по инету, у нас 295 просмотров... :) 

ни какой логики!

Привет!
Сегодня воскресенье, конец недели... А это что значит?! Что мы снова были на потенциальной базе для Конференции. :)

Вообще, у нас уже есть прекрасная база отдыха, с двухэтажными деревянными корпусами, большим пространством, березовой рощей и морем с пляжем в 2 км. Уже определились с условиями сотрудничества, и готовы подписывать договор с базой. Но я бы не успокоилась, если бы не посмотрели еще один вариант...

Посмотрели, и теперь еще больше мне не спокойно. Я возбуждена! Потому что конфа должна проходить там!
В понедельник Катя будет встречаться с директором и проговаривать условия. Все держим крестики :)

Что самое парадоксальное... Эта база ни сколько не подходит по тем критериям, которые мы перед собой ставили с самого начала! Ни один критерий!
Описываю, там нет:

- море должно быть рядом, чистый пляж;
- удобства (туалеты, души) в помещениях;
- наличие конференц-зала и тех.пакета.


Я убедилась в том, что люди решение принимают НЕ логикой! Человек - существо эмоциональное. 
Это важное понимание в работе, мотаем на ус ;)


А еще сегодня Антон (прекрасный человек, оператор нашего промо-ролика) передал мне готовый мувик! Скоро вы его увидите) И невероятно как захотите к нам приехать! 
Антон, спасибо! Ты супер, тебя ждет большое профессиональное будущее! :)

Наши последние дебаты по конференции

изменения в процессе

Признаюсь, несколько месяцев у нас все было в подготовке тухло.
Изначально, я решила, что у нас будет по каждому направлению ответственное лицо и мы будем встречаться, чтобы дружно обсуждать текущие дела. Итого, оргкомитет состоял из 8 человек.

Внимание! Это ошибка!

Любая проектная команда должна быть не больше 4-5 человек! Чем меньше народу, тем оперативнее принимаются решения и динамичнее процесс. Я это знала, но решила попробовать по-новому.

Выдержка из протокола встречи:

Решено:

- сократить число участников проектной группы или оптимизировать процесс: сделать 2 группы - более узкий круг (4 чел-ка) и более широкий круг (первый встречается раз в неделю, второй - раз в две недели)
- каждый раз на заседании обсуждать Конференцию, это добавит динамики
- выставлять планы на неделю (как вариант)
- подход тактический - на общих заседания, стратегический - на отдельных встречах

Стратегическая группа - 4 человека: 
- управление ресурсами (Настя), 
- программа (Таня), 
- участники (Егор), 
- всё (Надя).

Все остальные роли за кем закреплялись в силе.

Порядок подготовки: 
1 раз в неделю встреча по стратегии, 

1 раз в две неделе во время заседания по тактики. 

Шесть шляп мышления

Оказывается этот метод мышления "Шесть шляп мышления" достаточно популярный, я о нем узнала только в подготовке к проекту. Сразу решили его опробовать.

Мы в одной из поездок смотрели сразу пять баз и лагерей отдыха. Мы решили, что каждый из нас будет смотреть на базу в "своей шляпе", а потом мы в обсуждении будем каждый взгляд учитывать для принятия решения.

Так мы имели:
1. белая шляпа (сбор информации, только факты: сколько комнат, есть ли удобства, конференц зал, что с охраной, ...). В ней была Ксюша.
2. черная шляпа (критика: что не так, что будет рискованно, ...). Эту шляпу для себя урвала Настя.
3. зеленую шляпу примерил Егор (креативность, альтернатива: да, нет конференц зала. но можно открытие провести ... не проводить :))
4. в оранжевой шляпе (логический позитив, достоинства: тут мореееее!!! тут пианино есть!!!) была Таня
5. все очередно прикидывали красную шляпу (интуиция, эмоции: не, на Морозово нам не хватит денег, чую...)
6. и я тихонечко сидела в синей шляпе (управление процессом).

Эта игра классная, занимательная, веселая, и мнение каждого учтено.
Так мы выбрали одну базу, в которую единогласно влюбились. Имя ее пока не оглашаю, завтра у нас контрольный созвон с директором. Надеюсь, что N будет нашей :) 

Немного визуального

В машине у Ксю, чертим сравнительную таблицу для базы отдыха.

Вариант "Голубое озеро"

 А это после баз сразу к Васильеву на ДР :)

Встреча оргов.

Вариант "Балуш" (Бурмистрово, 90 км от города).

 Туалет варианта "Балуш".

Примеряю кроватку, на которой во время Конфы толком и не поспишь...

База отдыха.

Привет!
Что из новостей произошло.

Мы уже три недели подряд катаемся за город, смотрим какие базы можно использовать для Конференции.
Предварительно до этого Катя Гатаулина обзвонила перспективные места, отправляла коммерческое предложение, разговаривала по ценам. Из огромного списка мы выбрали варианты, где готовы нас принять в июле и они незаполены детьми. Таких вариантов было 8.
На встрече оргов мы отобрали основные критерии для базы, в которой должна проходить конференция.
Вот они:
- море должно быть рядом, чистый пляж;
- удобства (туалеты, души) в помещениях;
- наличие конференц-зала и тех.пакета.

Это три основных критерия, которые поддержало наше большинство.
Так же мы стараемся совместить и эти желания:
- удаленность от города не больше 60 км
- есть электричество
- хорошая столовая
- кофе-брейки от базы
- наличие асфальтированных дорожек
- охрана
- наличие комнаты-штаба для разных организаторских секретов

В принципе нормальные такие и элементарные пожелания :)
Мы были тут:

Так себе место, да?..
Оно совсем не подошло по нашим запросам...
Но были и такие варианты:

Уже получше, не так ли? Это курорт-отель "Морозово". Ребят, там шикарде! Но! Бывает такое, что желания не совпадают с возможностями. Может быть когда-то на развитие Ротаракта округ сможет выделять такие суммы, что мы позволим себе окружную встречу в курорте-отеле. Перекрестимся и продолжим надеяться. А пока мы Морозово даже партнерское предложение делали. Отказали...
Но мы ищем дальше. Есть прекрасные варианты. Самый лучший выложу когда его определим. Уже скоро, на этой неделе ;)

А пока хочу сказать большое спасибо Молодиной Надежде Александровне (да-да, это мама легендарного Александра Молодина), Ивановой Ксюше (секретарь округа и нашего клуба), Хиневич Владимиру (отцу Тани, неравнодушному и активному). Спасибо за то, что уделили время и посвятили воскресное утро нам :) Вместе на авто с удобством мы катались на базы.
Вы супер!

Концепция Конференции

Конференция Ротаракт клубов Округа 2225 – с этого события начинается история нового округа в мире Ротари. Это Со-бытие, которое так же остается бытием для всех членов Ротаракт
клубов, нечто известное, соответственно, – ожидаемое, но уникальное. Ежегодная встреча
клубов становится Событием, потому что она перебивает естественный отчет и из тринадцатого становится первым.

Данная встреча – лучшее место для создания «Введения» в новой книге под названием «Ротаракт клубы Округа 2225». Здесь каждый из делегатов сможет «вписать свой абзац», повлиять на концепцию новой занимательной книги, которую ждет статус бестселлера.

Уникальность мероприятию так же добавляет и географический факт: Конференция проводится в самом крупном сибирском городе - Новосибирске. Новосибирск соревнуется за звание третьей столицы России и наполнен множеством удивительных явлений, начиная от единственного метромоста в мире, протяженность которого 2 км, заканчивая наличием известного зоопарка с белыми тиграми. Делегатов конференции ждет не только обучение в рамках Ротаракта, но и возможность ближе познакомиться с сибирским мегаполисом.

Конференция продолжается 5 дней, и состоит из официальной и неофициальной частей.
Официальная часть – программа из тренингов, семинаров на тему лидерства, управления
проектами и ресурсами, стратегический клубный менеджмент и др., а также блок окружных
вопросов - подведение итогов года 2011-2012, планирование нового ротарианского года.
Неофициальная часть - свободное общение, отдых на берегу Обского моря, экскурсия по городу и, конечно, невероятная церемония награждения «РТК Оскар».

Конференция Ротаракт клубов Округа 2225 будет проходить ориентировочно с 24 по 28
июля на базе отдыха в 30 км от центра Новосибирска. Делегаты – члены Ротаракт клубов из
Омска, Красноярска, Новосибирска, Томска, Кемерово, Барнаула, Иркутска, Читы, Улан-Удэ,
Владивостока, Находки и др., а также гости из соседних округов, представители потенциальных клубов-побратимов, студенты, приехавшие в Россию по обменным программа Ротари.

Эти 5 дней вызовут бурю эмоций у каждого гостя, эти 5 дней затронут сокровенные мысли.
Это 5 дней отдыха и динамичной работы, это первые дни нового яркого многообещающего
ротарианского Округа 2225. Это праздник рождения, и мы достойно встретим его!

Форум=Конференция

Внимание, теперь это не форум. :)
Форум был 12 раз, на тринадцатый превращается в 1 Конференцию Ротаракт клубов Округа 2225. Логичная реформация: у нас новый округ со следующего года, у нас новый темп в развитии РТК.

В понедельник на заседании перед членами нашего клуба презентовала этот СуперПроект. Рассказывала про схему работы, про предстоящие задачи, пыталась "включить" всех в подготовку. Присутствовал Витя Казаков, президент-элект РК "Нск-Инициатива", и я даже особую ответственность чувствовала. Витя сказал, что мы молодцы, что мы растем профессионально :)

Это все лирика, смотрите логотип

Цель блога

Я начинаю делать то, что давно хотелось, но как-то не было повода весомого. Ротарактовский Форум в 2012 году, который пройдет летом в Новосибирске – отличный повод начать вести дневник организаторов. Проект серьезный, с бюджетом в пару сотен тысяч, куда планируется приехать лучшие представители Ротаракт клубов округа 5010.

Этот дневник направлен не только на аудиторию, которая в теме Ротаракта, но и на людей, случайно забредших на эту страницу. Поэтому хочется сделать ее максимально понятной и увлекательной. 

Что такое Ротаракт клуб и Ротари клуб можно прочитать здесь, и здесь, и здесь .
Что такое округ 5010 я объясню, не отходя от кассы: весь мир Ротари разделил на округа, что позволило упростить развитие и управление данного движения. Всего в мире более 500 округов, наш округ 5010 протягивается от Сибири (включая ее), захватывая Дальний Восток, заканчиваясь Аляской и Канадой. Наш округ самый необычный, потому что все остальные округа, как правило, моноязычные. 

Цель этого дневника – создать некий рекомендательный документ, который поможет  в дальнейшем ротарактовцем  и другим людям организовывать такие проекты, учитывая опыт и ошибки, которые мы совершаем.  Документ будет создан после реализации Форума 2012. А данный дневник поможет также он-лайн следить за развитием дитоньки нашего клуба, станет площадкой для эмоционального выплеска и логического анализа текущих дел для клуба-организатора. И мне кажется, что вам будет интересно читать этот блог ;)

Начало начала Форум 2012

Мне, как руководителю этого проекта, было любо набрать команду Форума. Предварительно определив, какие зоны ответственности в проекте я вижу. Сидя на кухне, я нарисовала ментальную карту и прикинула, КТО из нашего клуба какую позицию может занять, какие функции на него возлагаются. После разговора с некоторыми ребятами у меня начала складываться картина команды. Еще не до конца сформулировав ее, я организовала первую встречу 19 декабря.

Зоны ответственности у проекта:

1.       Участники

2.       Программа

2.1. Программа в целом

2.2. Вечеринки

2.3. Засекреченная часть, озвучить которую я не могу

3.       Партнеры

4.       PR

5.       Логистика

6.       Финансы

Хочу сказать, что пока не на все зоны определены лидеры. Да, неспроста я назвала их лидерами, потому что у каждого из них будет своя команда. И по таким расчетам в проекте будет задействован весь клуб. Чему я очень рада.

Большой проект, который для клуба даже может стать вызовом, сблизит и сплотит всех членов клуба.

Вернемся в первой встрече.

Мы все определили, что Форум 2012 - это:
профессионализм
экстрим
события
взрыв эмоций
работа на пределе
дискуссия
развитие, новый этап
открытость
знакомства
память
тусовка
комфорт

И именно таким мы будем создавать форум. Так же мы выбрали правила, по которым будем взаимодействовать.
ПРАВИЛА команды  RTC FORUM 2012

1.       e-mail – средство связи (читать и отвечать на письма в любом случае, даже, если: спасибо, прочитал, отвечу через 2 дня )

2.       дедлайн задач – сроки важны

3.       конкретность

4.       живые встречи 2 раза в месяц

5.       доверие

6.       включенность в процесс (слушать и слышать)

7.       ответственность / открытость

8.       соответствие стилю

9.       кайф, драйв, кураж – КДК

На ближайшем заседании клуба у нас будет небольшая презентация Форума и вовлечение всех членов клуба в процесс.

А еще параллельно разговоры мы начали проговаривать близкие себе фразы, крылатые выражения. Вот, например,

Чтобы получить оргазм нужно двигаться (с),
Взялся танцевать, так танцуй (с)