Регистрация открыта!

Письмо организатора на рассылку в полночь по Сибири:

Доброе время суток Приморье, Байкал, Енисей, Обь, Иртыш и другие реки! Друзья, 23го апреля стартанула регистрация на Первую Конференцию Ротаракт клубов округа 2225! Приглашаем вас всех заполнить регистрационную форму прямо сейчас. Данная Конференция станет началом истории нового округа, поможет по-новому увидеть нашу организацию, наполнится знаниями, обсудить актуальные вопросы, прекрасно провести время с единомышленниками и познакомиться с удивительными сибирскими просторами :) Итак, дата проведения: 23-28 июля 2012 года место проведения: 80 км от Новосибирска, сосновый бор, на берегу реки Обь, база отдыха "Дубровино" пакет конференции:  трансфер;  проживание 6 дней;  трехразовое питание;  кофе-брейки;  баня с березовыми вениками и бассейн;  бильярд, настольный теннис и другие игры; раздаточные материалы; тренинги и мастер-классы;  развлекательная программа.   стоимость участия:  Период взноса с 23 апреля по 15 июня - 4000 руб.,  Период взноса с 16 июня по 15 июля - 5000 руб., Период взноса с 16 июля по 23 июля - 6000 руб.  С более подробной информацией вы можете ознакомиться здесь. Задавайте вопросы, мы рады ответить! Следите за новостями и будем вместе :) С уважением,  Иванова Надежда, сегодня просто хороший человек ;)

Егор Зубакин творит нашу группу в ВК. Мне кажется, что он волшебник...
Вы, случайно, не знаете, так ли это?

За первый час у нас уже 4 регистрации :)
А еще что было приятно сегодня утром: заглядываю в группу, а там уже вопросы от девчонок из Иркутска, типа мы ждем начало регистрации, сегодня уже 23е :)

Все для вас, милые мои :)

Для нашего проекта, регистрация - это новый этап. Мы проделали определенную работу, многим, конечно, невидимую, но результат ее будет понятен по количеству и динамики регистрации. 

Регистрация открывается 23 апреля!

Сидели сегодня в "Кофе Три" на Вокзальной магистрали, вкусно кушали и обсуждали. 

23 апреля открываем регистрацию, вся информация готова, оформляем и "БУМ!" Вас ждет много всего интересного. 

Мы поняли, что: 

1. к открытию регистрации нужно привлечь внимание и получить как можно быстрее картину по участникам, поэтому продумали тактический ход с конкурсом фотографий (пока всех карт не открываю); 

2. деньги на проведение должны быть у нас уже в конце июня, поэтому мы разработали градацию цен и некоторые спец. ходы по стимулированию оплаты участия. 

Встреча прошла как надо!
Мы уже в течение месяца встречаемся каждую неделю, контролируем процесс и планируем.
Это увлекательно.

Встречи, кстати, могут быть быстрыми, прям минут 40 после работы вечером пересечься в городе, обсудить, подбодрить друг друга и разойтись. Но так же нужны и продолжительные встречи оргов, с мозговым штурмом, анализом и совещательством. :) 

Контроль ОПР

За нами пристально наблюдает Окружной представитель Ротаракта 2011-2012.
Ходят слухи, что он специально приехал в город Новосибирск, чтобы проследить за качеством подготовки к Конференции. Вот это подход! ;)

Ему у нас нравится: смотрите видеообращение.

Официально приглашаем!

Создатель сего чуда: Антон Саламахин

Конференция состоится 23-28 июля 2012года. 

бюджет

Бюджет должен стать самым изучаемым документом конференции. 

Сегодня на время ланча встречались такой компанией: помощник ОПРа Ротаракта, Скотников Илья, ответственный за участников в Конференции, Зубакин Егор, окружной секретарь Ротари, Михаил Куницын, окружной тренер Ротари, Молодин Александр и я, руководитель проекта.   

Какие люди меня окружают! ;) Всем желаю быть в такой компании ;) 

Смотрели бюджет, советовались, прогнозировали. 

Для меня встреча была продуктивна. 

Ко мне вернулись четкие принципы по организации проекта. Когда работала в местном ивент-агентстве лихо применяла принципы четкости и твердости. Сейчас мне этого не хватало... 

Но после этой встречи у меня появилась еще более ясная картина подготовительного этапа Конфернции.  

Уже час дорабатываю бюджет. Начинаю быть им довольна. 

Бюджет - это основная картина проекта, ни в коем случае не пренебрегать им! 

Всем хорошего дня! 

Кстати, за три дня, что наш проморолик Конференции ходит по инету, у нас 295 просмотров... :) 

ни какой логики!

Привет!
Сегодня воскресенье, конец недели... А это что значит?! Что мы снова были на потенциальной базе для Конференции. :)

Вообще, у нас уже есть прекрасная база отдыха, с двухэтажными деревянными корпусами, большим пространством, березовой рощей и морем с пляжем в 2 км. Уже определились с условиями сотрудничества, и готовы подписывать договор с базой. Но я бы не успокоилась, если бы не посмотрели еще один вариант...

Посмотрели, и теперь еще больше мне не спокойно. Я возбуждена! Потому что конфа должна проходить там!
В понедельник Катя будет встречаться с директором и проговаривать условия. Все держим крестики :)

Что самое парадоксальное... Эта база ни сколько не подходит по тем критериям, которые мы перед собой ставили с самого начала! Ни один критерий!
Описываю, там нет:

- море должно быть рядом, чистый пляж;
- удобства (туалеты, души) в помещениях;
- наличие конференц-зала и тех.пакета.


Я убедилась в том, что люди решение принимают НЕ логикой! Человек - существо эмоциональное. 
Это важное понимание в работе, мотаем на ус ;)


А еще сегодня Антон (прекрасный человек, оператор нашего промо-ролика) передал мне готовый мувик! Скоро вы его увидите) И невероятно как захотите к нам приехать! 
Антон, спасибо! Ты супер, тебя ждет большое профессиональное будущее! :)

Наши последние дебаты по конференции

изменения в процессе

Признаюсь, несколько месяцев у нас все было в подготовке тухло.
Изначально, я решила, что у нас будет по каждому направлению ответственное лицо и мы будем встречаться, чтобы дружно обсуждать текущие дела. Итого, оргкомитет состоял из 8 человек.

Внимание! Это ошибка!

Любая проектная команда должна быть не больше 4-5 человек! Чем меньше народу, тем оперативнее принимаются решения и динамичнее процесс. Я это знала, но решила попробовать по-новому.

Выдержка из протокола встречи:

Решено:

- сократить число участников проектной группы или оптимизировать процесс: сделать 2 группы - более узкий круг (4 чел-ка) и более широкий круг (первый встречается раз в неделю, второй - раз в две недели)
- каждый раз на заседании обсуждать Конференцию, это добавит динамики
- выставлять планы на неделю (как вариант)
- подход тактический - на общих заседания, стратегический - на отдельных встречах

Стратегическая группа - 4 человека: 
- управление ресурсами (Настя), 
- программа (Таня), 
- участники (Егор), 
- всё (Надя).

Все остальные роли за кем закреплялись в силе.

Порядок подготовки: 
1 раз в неделю встреча по стратегии, 

1 раз в две неделе во время заседания по тактики. 

Шесть шляп мышления

Оказывается этот метод мышления "Шесть шляп мышления" достаточно популярный, я о нем узнала только в подготовке к проекту. Сразу решили его опробовать.

Мы в одной из поездок смотрели сразу пять баз и лагерей отдыха. Мы решили, что каждый из нас будет смотреть на базу в "своей шляпе", а потом мы в обсуждении будем каждый взгляд учитывать для принятия решения.

Так мы имели:
1. белая шляпа (сбор информации, только факты: сколько комнат, есть ли удобства, конференц зал, что с охраной, ...). В ней была Ксюша.
2. черная шляпа (критика: что не так, что будет рискованно, ...). Эту шляпу для себя урвала Настя.
3. зеленую шляпу примерил Егор (креативность, альтернатива: да, нет конференц зала. но можно открытие провести ... не проводить :))
4. в оранжевой шляпе (логический позитив, достоинства: тут мореееее!!! тут пианино есть!!!) была Таня
5. все очередно прикидывали красную шляпу (интуиция, эмоции: не, на Морозово нам не хватит денег, чую...)
6. и я тихонечко сидела в синей шляпе (управление процессом).

Эта игра классная, занимательная, веселая, и мнение каждого учтено.
Так мы выбрали одну базу, в которую единогласно влюбились. Имя ее пока не оглашаю, завтра у нас контрольный созвон с директором. Надеюсь, что N будет нашей :) 

Немного визуального

В машине у Ксю, чертим сравнительную таблицу для базы отдыха.

Вариант "Голубое озеро"

 А это после баз сразу к Васильеву на ДР :)

Встреча оргов.

Вариант "Балуш" (Бурмистрово, 90 км от города).

 Туалет варианта "Балуш".

Примеряю кроватку, на которой во время Конфы толком и не поспишь...

База отдыха.

Привет!
Что из новостей произошло.

Мы уже три недели подряд катаемся за город, смотрим какие базы можно использовать для Конференции.
Предварительно до этого Катя Гатаулина обзвонила перспективные места, отправляла коммерческое предложение, разговаривала по ценам. Из огромного списка мы выбрали варианты, где готовы нас принять в июле и они незаполены детьми. Таких вариантов было 8.
На встрече оргов мы отобрали основные критерии для базы, в которой должна проходить конференция.
Вот они:
- море должно быть рядом, чистый пляж;
- удобства (туалеты, души) в помещениях;
- наличие конференц-зала и тех.пакета.

Это три основных критерия, которые поддержало наше большинство.
Так же мы стараемся совместить и эти желания:
- удаленность от города не больше 60 км
- есть электричество
- хорошая столовая
- кофе-брейки от базы
- наличие асфальтированных дорожек
- охрана
- наличие комнаты-штаба для разных организаторских секретов

В принципе нормальные такие и элементарные пожелания :)
Мы были тут:

Так себе место, да?..
Оно совсем не подошло по нашим запросам...
Но были и такие варианты:

Уже получше, не так ли? Это курорт-отель "Морозово". Ребят, там шикарде! Но! Бывает такое, что желания не совпадают с возможностями. Может быть когда-то на развитие Ротаракта округ сможет выделять такие суммы, что мы позволим себе окружную встречу в курорте-отеле. Перекрестимся и продолжим надеяться. А пока мы Морозово даже партнерское предложение делали. Отказали...
Но мы ищем дальше. Есть прекрасные варианты. Самый лучший выложу когда его определим. Уже скоро, на этой неделе ;)

А пока хочу сказать большое спасибо Молодиной Надежде Александровне (да-да, это мама легендарного Александра Молодина), Ивановой Ксюше (секретарь округа и нашего клуба), Хиневич Владимиру (отцу Тани, неравнодушному и активному). Спасибо за то, что уделили время и посвятили воскресное утро нам :) Вместе на авто с удобством мы катались на базы.
Вы супер!